ガイドがクライアントの情報を書き溜め、保管するカルテのようなものを管理するには、無料ツールを活用するのが手軽でおすすめです。
クライアント情報を含むため、セキュリティ面も考慮した上で、以下のいずれかのツールが考えられます。
1. セキュリティ重視でシンプルに管理したいなら
- Google スプレッドシート（Googleアカウントが必要）
- メリット：
- 無料で利用できる。
- 複数端末からアクセス可能。
- Excelファイルのインポート/エクスポートが可能。
- シートごとにアクセス権限を設定できるため、セキュリティレベルを高められる。
- デメリット：
- 機能はシンプル。
- 情報量が多いと検索機能が使いづらい。
- おすすめ利用方法：
- クライアントごとにシートを分け、基本情報、セッション内容、行動計画などを記録する。
- 重要な個人情報は別途管理し、シートには記載しない。
- パスワード管理アプリ（例：1Password, LastPassなど）**
- メリット：
- セキュリティレベルが高い。
- クライアントごとに情報を分けて管理できる。
- 無料プランでも十分な機能を利用できる場合が多い。
- デメリット：
- パスワード管理アプリという性質上、カルテ管理以外の用途では使いづらい。
- おすすめ利用方法：
- クライアント名で登録し、セッション内容や気づきなどをメモとして記録。
- 機密性の高い個人情報は扱わないようにする。
- メリット：
- メリット：
2. ある程度機能が充実したツールを使いたいなら
- Notion（無料プランあり）
- メリット：
- データベース機能で、クライアント情報やセッション内容を体系的に管理できる。
- タスク管理機能もあり、クライアントへの宿題管理にも活用可能。
- 豊富なテンプレートが用意されているため、簡単に使い始められる。
- デメリット：
- 無料プランは使える容量に制限がある。
- 多機能なため、使いこなすまでに学習コストがかかる場合もある。
- おすすめ利用方法：
- クライアントデータベースを作成し、基本情報、セッション記録、宿題などを一元管理。
- リレーション機能を活用し、セッション内容から関連する気づきや課題を紐づけて管理。
- メリット：
3. その他
上記以外にも、顧客管理システム (CRM) の無料プランなどを活用する方法も考えられます。
ツールを選ぶ上での注意点:
- セキュリティ: クライアントの個人情報を含むため、セキュリティ対策がしっかりとしているツールを選ぶ。
- 使いやすさ: 複雑な機能よりも、シンプルで使いやすく、継続して利用できるツールを選ぶ。
- 目的との適合性: 自分のワークスタイルやクライアントへの提供価値に合ったツールを選ぶ。
重要なクライアント情報の取り扱いについて
- 無料ツールを利用する場合、 セキュリティリスクを完全に排除することは難しい。
- 機密性の高い個人情報は、ツールに入力せず、別途安全な方法で保管する。
- クライアントにツール上で情報を共有する場合は、パスワード設定など、 セキュリティ対策を徹底する。
- 個人情報保護法など、法令を遵守し、適切な情報管理を行う。
最適なツールは、ガイド自身の状況やニーズによって異なります。
いくつかのツールを試し、使い勝手を比較した上で、最適なものを選択しましょう。
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