このマニュアルでは、無料で使える高機能ノートアプリ「Notion」を活用し、クライアント情報カルテを安全かつ効率的に管理する方法をご紹介します。
Notionを選ぶメリット
- データベース機能でクライアント情報やセッション内容を体系的に管理できる
- タスク管理機能でクライアントへの宿題管理にも活用できる
- 豊富なテンプレートで簡単に使い始められる
- セキュリティ対策も充実しており、安心して利用できる
1. Notionアカウントの作成
まだNotionアカウントを持っていない場合は、公式サイト(https://www.notion.so/)から無料で作成しましょう。
2. クライアント情報管理データベースの作成
これまで通り、まずはクライアント情報を一元管理するためのデータベースを作成します。
- 新規ページを作成し、「データベース」>「テーブル」を選択します。
- テーブル名を「クライアント情報」に変更します。
- 必要なプロパティを追加していきます。
- 推奨プロパティ例
- 氏名（名前）：必須
- 氏名（フリガナ）：絞り込み検索に便利
- 電話番号
- メールアドレス
- 生年月日
- 住所
- セッション記録（URL）: ここにセッション記録ページのURLを貼り付けます。
- 推奨プロパティ例
3. セッション記録テンプレートの作成
- クライアントごとに新規ページを作成し、ページタイトルを「【セッション記録】クライアント名」のように設定します。
- 例：「【セッション記録】田中太郎」
- ページ内に、セッション記録に必要な項目を自由に作成します。
- 推奨項目例
- セッション日時
- セッション時間
- クライアントの状況（体調、気分、最近の出来事など）
- セッション内容
- 課題・宿題
- 気づき・学び
- 今後の目標
- 次回セッション予定
- ガイドからのコメント
- 推奨項目例
４. セッション記録ページのURLをコピー
- 作成したセッション記録ページを開き、ページタイトルの右上にある「・・・」をクリックします。
- 表示されたメニューの中から「ページへのリンクをコピー」を選択し、URLをコピーします。
５. クライアント情報にURLを貼り付け
- 「クライアント情報」データベースに戻り、該当するクライアントの「セッション記録（URL）」プロパティに、コピーしたURLを貼り付けます。
メリット
- データベースとリレーションの概念を理解していなくても、簡単に設定できる。
- セッション記録ページを独立して管理できるため、情報量の多い場合でも見やすい。
注意点
- URLの貼り付け忘れを防ぐため、セッション記録ページを作成したら、すぐにクライアント情報にURLを貼り付けるようにしましょう。
この方法であれば、Notionに慣れていない方でも、比較的簡単にクライアント情報とセッション記録を紐づけて管理できます。ぜひ試してみてください。
6. セキュリティ対策
- Notionはセキュリティ対策が充実していますが、機密性の高い個人情報は可能な限り記録しないようにしましょう。
- Notionページをクライアントと共有する場合は、閲覧権限などを適切に設定しましょう。
7. その他
- Notionには便利なテンプレートが多数公開されています。活用して、自分だけのオリジナルカルテを作成してみましょう。
- Notionを使いこなせるようになるには、実際に触って試してみるのが一番です。
このマニュアルが、あなたのクライアントワークをより豊かなものにするお役に立てれば幸いです。
LSHトレーニングorコンサルをご希望の方へ
LSHラーニングでわからない箇所や実践経験としてトレーニングしたいスキル等ございましたら、まずは下記のLINE公式のトークルームからお問い合わせください。担当者が対応いたします。